就業規則を作成・変更する場合には、必ず事業場の過半数代表の意見を聞かなければなりません（労基法９０条）。ここで、「過半数代表」というのは、事業場ごとに、過半数を組織する労働組合があればその労働組合、過半数を組織する労働組合がない場合には、投票、挙手などの民主的に選出された労働者の過半数を代表する者（労規則６条の２）のことです（労基法９０条１項。以下ではこの両者を、「過半数代表」という）。
さらに、使用者は、作成した就業規則に過半数代表の意見書を添えて（労基法９０条２項）、所轄の労働基準監督署長に、その就業規則の届出をする必要があります（労基法９０条１項）。
また、使用者は、就業規則を労働者に周知する義務があります（労基法１０６条１項）。