就業規則を作成・変更する場合には、必ず事業場の過半数代表の意見を聞かなければなりません（労基法90）。ここで、「過半数代表」というのは、事業場ごとに、過半数を組織する労働組合があればその労働組合、過半数を組織する労働組合がない場合には、投票、挙手などの民主的に選出された労働者の過半数を代表する者（労基則6の2）のことです（労基法90①。以下ではこの両者を、「過半数代表」という）。
さらに、使用者は、作成した就業規則に過半数代表の意見書を添えて（労基法90②）、所轄の労働基準監督署長に、その就業規則の届出をする必要があります（労基法90①）。
また、使用者は、就業規則を労働者に周知する義務があります（労基法106①）。この場合の周知方法としては、就業規則の労働者の一人ひとりへの配付、労働者がいつでも見られるように職場の見やすい場所への掲示、備付け、あるいは電子媒体に記録し、それを常時モニター画面等で確認できるようにするといった方法があります（労基法106①、労基則52の2）。